In 3 stappen 50% minder tijd aan je e-mail besteden

Er gaat wekelijks veel tijd zitten in e-mail. Meer tijd dan in de meeste gevallen nodig is. Gelukkig zijn er een aantal eenvoudige manieren om de tijd die in e-mail gaat sterk te verminderen. Ik durf te stellen dat wanneer je onderstaande tips toepast in de dagelijkse praktijk je de uren die in e-mail gaan zitten minimaal kunt halveren.

Mailman JOP13 uur per week

Hoe veel tijd besteed jij wekelijks aan e-mail? Het gemiddelde aantal uur dat besteed wordt aan e-mail is 13 uur per week. Op een 40 – urige werkweek betekent dit dat ongeveer 1/3e van je tijd opgeslokt wordt door het openen, lezen en beantwoorden van e-mail. En dan tellen we er voor het gemak nog even niet bij op welke tijd er extra verloren gaat omdat je verstoord wordt bij iets waar je geconcentreerd mee bezig was. Dat moet toch efficiënter kunnen?

Stap 1: Gezonder e-mail gedrag

Het optimaliseren van e-mail-tijd begint bij een gezonder “informatie dieet”. Tim Ferris geeft in zijn boek “The 4 – hour workweek” onder andere het advies om je e-mail alleen op gezette tijden te openen. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag, na de lunch en aan het einde van de dag. Op deze manier onderdruk je de neiging om meteen een e-mail te beantwoorden en alles te laten vallen waar je op dat moment mee bezig was.

Stap 2: Prioriteren van e-mail

Wel eens van het management grid van Covey gehoord? Dit grid is een eenvoudige matrix waarmee je op een snelle manier kunt prioriteren en is dus ook perfect toe te passen op e-mail.
Hieronder staat een voorbeeld ingevuld van de matrix, toegepast op e-mail:

mail prioriteren

Het prioriteren van e-mail

Een goede balans vinden

Je kunt de verstoringen uit kwadrant III minimaliseren door het eerder besproken e-mail gedrag gezonder te maken. Kwadrant IV e-mail is mail waar je eigenlijk helemaal geen tijd aan wil verspillen. Tegelijkertijd wil je niet continu in kwadrant I blijven zitten, omdat je dan doorlopend in een hoog niveau van alertheid en stress zult blijven hangen, wat niet echt aan te raden is voor de lange termijn. Succesvolle ondernemers zijn zich er bewust van dat langetermijn groei voor een groot deel voort komt uit kwadrant II.

Stap 3: Canned responses & auto-responders

Er zijn een aantal mogelijkheden om de druk uit kwadrant I aanzienlijk terug te brengen. Een krachtig middel hiervoor is het gebruik maken van “canned e-mail responses”. Dit zijn e-mails die je van tevoren als e-mail template hebt opgeslagen in je e-mail programma en eenvoudig kunt selecteren wanneer je een nieuwe mail aanmaakt. En denk eens na: heeft iedere ondernemer niet een aantal terugkomende vragen van (potentiële) klanten waar je min of meer een standaard reactie voor kunt opstellen? Gmail heeft hier een heel handige ingebouwde functie voor. Hier lees je hoe je gebruik kunt maken van canned responses in Gmail.
Naast het gebruiken van canned e-mail kun je ook gebruik maken van autoresponders. Een autoresponder kun je bijvoorbeeld koppelen aan een online offerteaanvraag. In WordPress is dit op te zetten door gebruik te maken van contactformulieren. Wanneer een potentiële klant een offerte aanvraagt voor een (standaard) product, kun je automatisch een e-mail laten versturen met productdetails of een prijsopgave. Een potentiële klant heeft daarmee direct beschikking over informatie en jij hebt een referentie waarop je eventueel kunt nabellen.
 

Geplaatst in Blog, Nieuws, Overig.

Christiaan Slierendrecht

Oprichter van JijOnline en digital marketing strateeg. Nam in 2010 ontslag van zijn corporate baan om full time online te gaan ondernemen. Houdt ervan kennis te delen en anderen te activeren om het online kanaal in te zetten om vooruit te komen en te groeien.

Andere berichten