De corona crisis heeft zo ongeveer de hele wereld in een pressure cooker geduwd. Als je nog niet gewend was om te videobellen dan is de kans groot dat je daar nu je hand niet meer voor omdraait. We worden collectief uitgedaagd om nog beter vorm te geven aan samenwerken op afstand en dat werkt voor iedere branche en vakgebied weer net even anders. In dit artikel heb ik de learnings op een rij gezet die we de afgelopen weken bij JijOnline hebben omarmd om zo efectief mogelijk samen te werken op afstand.
Ook al waren we voor de crisis al in staat om een groot deel van ons werk digitaal en remote uit te voeren – ook bij een digital marketing agency als het onze heeft de afgelopen weken gezorgd voor een pressure cooker en versnelling in ons leerproces omtrent ‘remote working’. Hieronder vind je een samenvatting van de manier waarop we onze samenwering intern en met klanten hebben aangepast en welke lessen we daar tot nu toe uit hebben geleerd.
Onze recap na 1 week COVID 19
Ps. de hoest aan het einde van de video is geen Corona (hoop ik).
Learnings na 3 weken 100% remote werken
1. Basisregels en etiquette
Tijdens een offline meeting laat je geen scheten, tijdens een video conference call met meer dan 3 mensen mute je je microfoon wanneer je niet aan het woord bent.
100% digitaal communiceren vraagt om een set aan gedeelde basisregels die net even een ander accent hebben dan wanneer je bij elkaar in een ruimte zit.
Naar elkaar luisteren en elkaar laten uitpraten is wat mij betreft in offline communicatie al een must – in online communicatie is het een noodzaak. Je kunt dit doen door een duidelijke verwachting uit te spreken richting je team en klanten over wat je wil behandelen tijdens een sessie en wat daar de uitgangspunten in zijn.
2. Tools en software
In het werk wat wij doen ontbraken nog enkele online tools om ons werk ook echt efficiënt te houden:
Slack (communicatie)
Waarom wij niet eerder zo intensief gebruik maakten van Slack als nu is me eerlijk gezegd een raadsel. Naja, waarschijnlijk omdat de echte noodzaak ontbrak. De eerste dag waarin we collectief aan thuiswerken waren over geleverd hebben we een structuur opgetuigd in slack die 90% van het interne email verkeer heeft vervangen. Met als direct gevolg dat we een groot deel van onze communicatie in werkprocessen hebben weten te stroomlijnen.
Loom (uitleg en feedback geven)
In ons vak is het fijn als je even naast elkaar kunt gaan zitten om op het scherm uitleg te geven of feedback te vragen. Dat kun je natuurlijk op afstand ook doen via het delen van je scherm, maar dat komt niet op ieder moment precies uit voor de ander. Je kunt elkaar simpelweg niet continu lastig vallen met nieuwe briefings, feedbackvragen of uitleg. Je moet daar een bewust moemnt voor creeren op een moment dat het ook uitkomt voor jezelf en de ander. De video capturing tool Loom helpt ons daar perfect bij.
Even feedback vragen op een ontwerp of concept? Met Loom schiet je binnen een handomdraai een persoonlijke video en genereer je een video link die je vervolgens met je team (via het relevante Slack channel) deelt. Op die manier kun je processen in stapjes blijven afronden, zonder dat je direct afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een ander.
Miro (processen & workshops)
Met goede oplossingen voor communicatie, uitleg en afstemming kom je een heel eind. Maar er mist een cruciale factor voor ieder creatieproces: visualisatie. Offline kun je met handen, voeten, flippovers en post-its veel sneller tot de kern van dingen komen, brainstormen en laten zien hoe verschillende onderdelen, doelen en visie zich tot elkaar verhouden. Op afstand ontbreekt deze cohesie al snel en wordt je overladen met losse stukjes informatie en wellicht nog meer afleidingen dan je al gewend was.
MirI is een tool waarmee je processen kunt visualiseren, roadmaps kunt maken en zelfs complete brainstormsessies online kunt faciliteren. Met Miro orden je gedachten en maak je ze ook nog eens op een laagdrempelige manier overdraagbaar.
Video bellen
Bellen via video deden we al, maar de intensiteit hiervan is de afgelopen weken flink opgevoerd. Het gros van onze video communicatie verloopt via Google Hangouts, aangevuld met Zoom, Skype en Whereby:
Google Hangouts
Onze standaard keuze in combinatie met Google calendar voor overleg intern, met klanten en partners.
Zoom
Voor grotere groepen mensen en het runnen van webinars. Ook een aantal handige whiteboard functies. Ligt wel onder vuur vanwege gebrekkig privacy beleid.
Whereby
Fijne UX en andere deelnemers op een makkelijke manier laten deelnemen in je vaste channel.
Skype
Voordeel van Skype is dat de meeste mensen er wel al aan gewend waren. Al is de drempel van het zoeken en toevoegen van een username eigenlijk al onwenselijke barriëre als je kijkt naar bovenstaande oplossingen.
3. Contactmomenten
Wanneer je 100% op afstand werkt met je team dan zal het aantal communicatiemomenten toenemen, zeker in het begin. Je kunt daarbij een aantal contactmomenten onderscheiden die je ieder op een specifieke manier inzet:
- 1 op 1 video calls: wanneer urgente / belangrijke toelichting en afstemming nodig is
- 1 op veel video calls: daily standups met het team, webinars, trainingen
- Screen sharing: in live video calls bij het toelichten van rapportages, discussie, aanscherpen van concepten
- Video capturing: bij belangrijke acties die niet hyper urgent zijn, zoals toelichting op proposals, toelichting op concepten en algemene informatie
Omdat het aantal contactmomenten toe neemt zul je slimmer moeten woren in welke contactmomenten live zijn en welke niet. Je zult jezelf continu de vraag moeten stellen of een contactmoment bijdraagt aan de bredere doelstellingen van je klant, team en organisatie.
4. Standup ritme
Je zit niet meer fysiek met elkaar in een ruimte dus je mist een groot stuk aan informatie en interpretatie (zowel verbaal als non-verbaal). Dat zorgt ervoor dat er een hogere frequentie nodig is om met elkaar in contact te blijven.
Zo was ons ideale standup ritme normaal gesproken 3 keer in de week: maandag vooruitkijken, woensdag inchecken en vrijdag terugkijken. In een 100% remote setting hebben we dit ritme verhoogd naar dagelijkse standups.
De frequentie gaat omhoog, maar als het goed is ook de efficientie. Houd elkaar scherp en beperk daily standups tot het doornemen van waar je mee bezig bent en waar je hulp bij nodig hebt. Inhoudelijke discussies bewaar je separate afstemming.
5. Weekly review
Iets wat wij offline al deden: vrijdag aan het einde van de middag terug kijken op de week. Niet zozeer op inhoud, maar op hoe je gevoel bij de week was, wat er goed ging en wat er volgende week beter kan.
Wanneer je op afstand werkt wordt het nóg belangrijker om deze review wekelijks in te bouwen. Iedereen zit in een andere (thuis) situatie en een moment van open reflectie en communicatie vormt hierin een krachtige manier om echt met elkaar in contact te blijven.
Pak er een biertje bij, trek een gek neilpaarden pak aan en gaan. Rol je ook nog eens lekker ontspannen het weekend in.
6. Processen en documentatie
Wanneer je 100% op afstand werkt dan word je vanzelf met je neus op de feiten gedrukt wanneer er grote gaten zitten in de uitwerking en documentatie van kernprocessen. Het inwerken van nieuwe medewerkers of het overdragen van kennis op andere teamleden is nou eenmaal lastiger te doen op afstand. Tenzij je e.e.a. goed en toegankelijk hebt gedocumenteerd .
Ontbreken er belangrijke werkinstructies of stappenplannen, wacht dan niet te lang met het creeren van inzicht hierin. Al is het maar op hoofdlijnen en samenhang. Zonder dit soort bouwstenen loop je het risico dat een marketingteam als los zand aan elkaar hangt en er innefficientie ontstaat.
Er zijn verschillende manieren en tools om processen en documentatie goed te borgen en overdraagbaar te maken. Zelf maken we bijvoorbeeld gebruik van een interne toolbox en gebruiken we nu Miro als tool om processen te visualiseren en inzichtelijk te maken.
7. Sprints en hangouts
Wanneer je als marketingteam al gewend ent om agile te werken dan is de kans groot dat je focusblokken aan tijd toewijst aan sprints voor bepaalde klanten of campagnes. In een fysieke omgeving werkt dit enorm goed omdat je leterlijk de koppen bij elkaar steekt en energie bundelt binnen een bepaalde case. Dit is iets wat je enorm zult gaan missen in een 100% remote omgeving. Er ontbreekt letterlijk een extra dimensie die normaal gesproken extra creativiteit en flow in werk los kan maken.
Dus hoe boots je deze dynamiek enigszins na online? Zelf werken wij daarom met ‘sprint hangouts’. Dat zijn Google hangouts waarin je (muted) in checkt wanneer je aan een bepaalde casus werkt. Op deze manier zit je samen met collega’s in dezelfde hangout aan eenzelfde case te werken en focus je op deze manier de energie. Als je tussendoor een vraagje hebt aan de ander dan activeer je je microfoon om je vraag te stellen en daarna werk je weer geconcentreerd verder. Op die manier creeer je toch nog iets van een extra dimensie en samenwerking en co-creatie.
Wat zijn jouw learnings?
Hoe zorg jij ervoor dat deze ‘corona pressurecooker’ zorgt voor een positieve impact op de manier waarop je digitaal samenwerkt met anderen? Hoe houd jij focus op de juiste dingen? Wat kun jij nog verbeteren?
