23 maart stond de eerste werkdag van Ries als onze nieuwe Growth Hacker gepland. Precies een week nadat we met ons team vanwege de Corona- maatregelen volledig op afstand zijn gaan werken. Dat betekende voor Ries dat hij zijn inwerkperiode volledig op afstand heeft doorgemaakt. We stelden hem hier een aantal vragen over om van te leren en een kijkje in de keuken te geven van remote inwerken. Handig voor als je daar zelf als ondernemer of werknemer mee te maken krijgt.
Wat vind je ervan dat je op afstand bent ingewerkt?
Ik vind het best wel bijzonder. Het geeft best wel veel onzekerheid, dat je niet even bij elkaar kunt zitten. Je kunt elkaar niet gewoon even iets vragen. Ik was zelf ook niet echt bekend met thuiswerken. Je weet gewoon niet wat je staat te wachten. Naarmate je meer taken op kunt pakken, gaat het ook steeds beter. Ik ben nu een maand aan het werk bij JijOnline en begin echt door te krijgen hoe alles moet en wat er van mij verwacht wordt.
Welke uitdagingen ben je tegen gekomen bij het inwerken op deze manier?
Ik vond het lastig om de balans te vinden in communicatie en wanneer je iets moet vragen aan een collega. Ik het begin vond ik het lastig om iets te vragen. Ik wilde het liever zelf uitzoeken en was daardoor erg lang met iets bezig, wat ten koste ging van de effectiviteit. Ik moest echt de balans vinden in het gewoon vragen van kleine dingen, dan ik eigenlijk zou doen. Ik merkte dat hier een drempel zat voor mijzelf om dat het nu allemaal online gaat. Op kantoor kan je gewoon even iemand aantikken en snel iets vragen. Nu gaat dat toch allemaal wat lastiger.
Heb je het gevoel dat je volledig bent opgenomen in het team?
Ja dat gevoel heb ik wel. Door de dagelijkse standups die wij houden krijg je toch meer feeling met het bedrijf en met de werkzaamheden van je collega’s. Ik vind het wel nog steeds een raar gevoel dat ik nog geen enkele keer op kantoor ben geweest en iedereen fysiek heb ontmoet. Ook merk ik dat ik mij meer part of the team voel sinds ik meer taken op mij kan nemen en meer verantwoordelijkheden krijg. Dit geeft mij het gevoel dat ik meer bijdraag aan het team en dat ik er ook echt onderdeel van ben.
Wat vind je van de tools waarmee je op dit moment werkt?
Ik vind Slack heef fijn om mee te werken. Je kunt heel makkelijk en snel een berichtje sturen naar iemand. Mensen hoeven ook niet meteen te reageren. Vaak zitten mensen gefocust te werken en dan haal je ze niet meteen uit die focus. Dat zou je wel doen als je op kantoor zit en je wil even iets vragen. Ik vind Slack ook makkelijker en laagdrempeliger dan het sturen van een mail. Google Hangouts vind ik ook een fijne tool om mee te werken. Het is handig dat je het gewoon via je browser kunt openen en er geen extra programma voor hoeft te installeren. Daarnaast maken we nog gebruik van een drive waarin iedereen in dezelfde bestanden kan werken en alle informatie kan delen vanuit huis.
Hoe ziet je dagelijkse routine eruit op een werkdag?
Ik houd eigenlijk gewoon het ritme aan dat ik ook op een werkdag zou hebben. Ik sta op dezelfde tijd op en ik neem tijdens het ontbijt even rust door nog wat ontspanning te zoeken om even wakker te worden. Daarna pak ik een bakje koffie en ga ik voor mijzelf kijken wat ik ga doen op de dag. Om 10 uur hebben we met het team een standup om de taken te bespreken en de neuzen in dezelfde richting te krijgen. Daarna ga ik aan het werk tot een uur of vijf en dan ga ik nog even een stuk wandelen. Even naar buiten gaan aan het eind van de dag zorgt voor de nodige ontspanning en wat frisse lucht is ook lekker. ’s Avonds ga ik soms nog even een uurtje bezig als ik nog een taak wil afronden en de rest van de avond kijk ik iets op tv en ontspan ik even.
Heb je het gevoel dat je jezelf meer moet bewijzen?
Ja dat gevoel heb ik wel. Omdat ik thuis zit heb ik wel het gevoel dat ik mijzelf meer moet bewijzen. Niemand ziet mij werken en dat geeft mij wel het gevoel dat ik vaker moet laten zien wat ik gedaan heb op een dag. Natuurlijk wil je het goed doen in het begin, als je bij een nieuw bedrijf bent begonnen. Ik denk dat deze manier van remote inwerken er wel voor zorgt dat je jezelf meer moet bewijzen en moet laten zien dat je druk aan het werk bent thuis.
Heb je het gevoel dat je effectiever moet zijn dan anders?
Ja dat gevoel het ik zeker. Ik probeer elk uur wel te laten zien dat ik iets heb gedaan en dat ik op dat moment iets aan kan tonen. Zij hebben weinig inzicht in wat ik hier doe en op deze manier probeer ik mijzelf toch wat meer te bewijzen en te laten zien dat ik iets gedaan heb. Zeker ook omdat ik aan het eind van de dag mijn uren moet schrijven en veel van taken switch heb ik wel het gevoel dat ik mijn tijd productief moet besteden en veel gedaan moet krijgen.
Wat vind je van de digitale meetings en calls?
Ik vind dat best goed werken, zeker via Google Hangouts werkt het goed. Het is natuurlijk wel anders dan een fysieke meeting. Sommige mensen hebben ook hun camera uitstaan. Dat moeten ze natuurlijk helemaal zelf weten, maar ik vind het wel onpersoonlijker. Daardoor worden de meetings ook snel wat zakelijker en praktischer. Als je een fysieke meeting zou hebben, dan vind ik het toch wat meer ontspannen en informeler. Het is ook een kwestie van tijd en ervaring. Ik vind het naarmate de weken verstrijken, steeds fijner werken en begin er ook steeds meer feeling mee te krijgen.
Heb je het gevoel dat je je collega’s kent?
Dat gevoel heb ik nog niet echt. Je spreekt elkaar niet zo vaak 1-op-1 als dat je op kantoor zou doen. Als je een meeting hebt, dan gaat het ook al gauw over werk gerelateerde onderwerpen. Het gaat op deze manier gewoon iets minder snel om part of the team te worden en elkaar echt goed te leren kennen. Als je 40 uur in de week op kantoor zit met elkaar gaat dat sneller dan dat je een paar keer in de week een digitale call hebt met elkaar.
Heb je het gevoel dat je het bedrijf volledig kent?
Ja, ik begin het bedrijf wel steeds beter te kennen. Dat gaat natuurlijk ook een stuk moeizamer dan dat je 40 uur in de week op kantoor zit. Ik vind het fijn om bij calls met potentiële klanten te worden aangehaakt en veel taken van verschillende klanten op te kunnen pakken. Op die manier leer je het bedrijf en de klanten het beste kennen en dat is natuurlijk altijd een kwestie van tijd. Nu krijg ik ook steeds beter door wat het specialisme is van JijOnline en waar het bedrijf voor staat.
Wat zijn voordelen van het inwerken op afstand t.o.v. op kantoor?
Een belangrijk voordeel vind ik dat je ook echt een bepaald verantwoordelijkheidsgevoel krijgt. Zeker omdat je vooral op jezelf bent aangewezen tijdens je inwerkperiode creëer je veel eigen verantwoordelijkheid. Er is niemand die je continue controleert en je moet echt zelf bezig gaan met je taken. Je leer ook om assertief te zijn, veel vragen te stellen en jezelf te mengen in meetings met mensen die je eigenlijk nog niet zo goed kent. Praktisch scheelt het natuurlijk ook veel reistijd op een dag die je nu kunt besteden aan wat meer ontspanning op een dag. In de toekomst is het als bedrijf en medewerker ook fijn als je deze manier van werken goed onder de knie hebt. Er zijn zat redenen waarom iemand niet fysiek op locatie kan werken en dan is het goed als er al een duidelijk plan is voor thuiswerken.
Wat zijn nadelen van het inwerken op afstand t.o.v. op kantoor?
Het stukje gezelligheid en sfeer mis ik wel echt thuis. Even samen lunchen of een praatje maken bij het koffieapparaat. Die dingen eromheen mis ik wel echt nu ik thuis aan het werk ben. Het is ook lastig om je collega’s echt te leren kennen op deze manier. Ik denk dat het praktisch voor werk effectiever is en dat je meer gedaan krijgt. Maar ik mis wel de menselijke kant van het werk en dat vind ik toch wel jammer.
Hoe gaat het plannen je af tijdens remote werken?
Dat vond ik best wel een uitdaging in het begin. Zeker omdat ik ook niet zoveel ervaring heb om zo vanuit huis te werken. Ik was heel erg op zoek in systemen en had heel veel verschillende tabbladen en programma’s open staan. Het scheelt daarin heel erg om bepaalde focus aan te brengen in de taken die ik op dat moment aan het doen ben. Ik sluit gewoon alle tabbladen en programma’s die op dat moment niet relevant zijn en dan helpt om effectiever te kunnen werken en minder afleiding te hebben tijdens het werk. Daarnaast maak ik gebruik van een kladblok die ik naast mijn computer heb liggen. Daar maak ik dagelijks een takenlijst op en die prioriteer ik ook door ze het cijfer 1, 2 of 3 te geven. Ik vind het fijn werken om niet alles digitaal te doen, maar ook een offline kladblokje te hebben waar je taken kan afstrepen en soms wat aantekeningen en notities op kan maken.
Heb je dagelijks het gevoel dat je productief bezig bent geweest?
Dat is de ene dag wel anders dan de andere dag. Nu ik steeds meer taken heb gekregen en steeds beter weet waar ik mee bezig ben, heb ik ook het gevoel dat ik productiever ben geweest op een dag. Soms dan komt er wel eens een meeting of iets tussendoor op een dag waar een groot deel van de dag naartoe gaat. Dan heb ik niet het gevoel dat ik heel productief ben geweest. Ik het begin was het zoeken naar een bepaald systeem en hoe ik bepaalde taken moest doen. Nu ik daar wat meer ervaring in heb, heb ik ook het gevoel aan het eind van de dag, dat ik productief bezig ben geweest.
Lukt het om continue gefocust te blijven op je werk?
Nee soms dan merk ik dat de focus weg is en dan loop ik even een klein rondje in de tuin, of dan pak ik even een bakje koffie of iets te eten. Dat helpt ook om een beetje ontspannen te blijven werken. Om de zoveel tijd even je ogen van het scherm en even ver weg kunnen kijken is ook goed voor je en dat zorgt ook dat je daarna weer productief verder kunt werken.
Wat was je grootste eyeopener om effectief te kunnen werken op afstand?
Dat vind ik persoonlijk toch echt wel een schriftje erbij pakken om je taken op te kunnen schrijven en af en toe even je ogen van het scherm af te kunnen halen. Het zorgt voor een duidelijke rode lijn in je werkdag en je kan je taken afstrepen met een pen. Dat geeft gewoon een heel fijn gevoel.
Op welke manier hebben je collega’s je geholpen om snel up to speed te komen?
Mijn collega’s hebben mij heel erg geholpen door open te staan voor mijn vragen en mij te helpen om wegwijs te worden in bepaalde systemen en met taken die ik op pak. Tijdens de dagelijkse standups krijg ik heel duidelijk welke taken ik ga doen en kan ik ook aangeven als ik te weinig taken heb op een dag. Natuurlijk heb ik in het begin een aftrap gehad waarbij ik heel veel informatie heb gekregen over JijOnline, de klanten en wat ik precies ga doen. Tot slot hebben collega’s veel tijd geïnvesteerd in het helpen met het doorlopen van systemen en het helpen bij vragen door 1-op-1 calls te hebben met mij en hun scherm te delen. Ik vind het fijn dat ik zo snel up to speed ben gekomen en dat ik nu veel taken heb en precies weet wat ik kan doen en hoe ik dat moet aanpakken.
Wat voor tips heb je voor mensen die 100% remote een inwerkperiode in gaan?
In het begin heel veel calls plannen met je collega’s om snel up to speed te komen en alles te weten van systemen en taken die je moet uitvoeren. Probeer zo veel mogelijk te vragen en wees niet bang om dit te doen. Niet wachten tot je veel te lang met een taak bezig bent en er zelf niet meer uitkomt. Dat is gewoon echt zonde van je tijd. Maak gebruik van online tools waarmee je snel met elkaar in contact kunt komen en waardoor je echt verbonden bent met je team. Ook is het fijn om wat offline tools te gebruiken zoals een kladblokje of een agenda. Verder is het belangrijk om een vast ritme aan te houden en een workflow te creëren waardoor je productief kunt werken. Tot slot is het belangrijk om te accepteren dat je in een proces zit en dat niet alles in het begin meteen gaat lukken. Laat de tijd zijn werk doen en probeer plezier te hebben in je werk.
