Geplaatst door op 26 Mrt 2013 in Blog, Nieuws, Overig

jijonline google drive dropbox zoho wunderlist  skype facebook tradeshiftMeer voor elkaar krijgen in dezelfde- of minder tijd. Dat willen we toch allemaal?

We zijn steeds meer tijd kwijt aan het verwerken van alle informatie die op ons af komt. Daarnaast slokt communicatie een flink deel van onze tijd op. Door op een slimme manier om te gaan met informatiestromen en op een gerichte manier te communiceren besparen odernemers tijd en kunnen ze productiever werken.

Om dit te bereiken zijn er vele online tools beschikbaar die je op een slimme manier in kunt zetten. Omdat het aanbod qua tools tegenwoordig immens is maakten we een selectie van tools die erg fijn werken en elkaar goed aanvullen. Bovendien zijn ze stuk voor stuk gratis, wat een fijne bijkomstigheid is.

1. Wunderlist (acties bijhouden)

Wunderlist is een eenvoudige en mooi vorm gegeven actielijst-tool, waarmee je acties kunt organiseren. Je kunt onderscheid maken tussen verschillende soorten groepen acties, waardoor je het overzicht behoudt. Wunderlist is te gebruiken in de browser en is te downloaden als app voor tablets en smartphones. De acties worden in de cloud opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd, waardoor je altijd toegang hebt tot de meest recente versie van je actielijst.

2. Skype (communicatie)

Zie direct wie er van je collega`s of klanten online is. Gebruik de skype chat functie voor korte berichten en gebruik de telefoon functie om gratis te bellen. Daarnaast kun je via skype bestanden delen. Ideaal voor taken en acties die direct actie vereisen. Skype is een ideale tool voor 1-op-1 communicatie, maar kan ook ingezet worden als tool voor conference calls met meerdere personen. Tip: schaf een goede headset aan voor de beste geluidskwaliteit tijdens skype-gesprekken.

3. Facebook groups (communicatie)

Veel tijd gaat tegenwoordig verloren aan het bijhouden van onze mail. Minimaliseer emailgebruik en gebruik een (geheime) Facebook group om informatie met bepaalde groepen collega`s te delen. Wanneer informatie bestemd is voor bepaalde personen, gebruik dan de tag functie. Ook zeer handig wanneer je een vraag hebt en niet direct weet wie de beste kennis heeft omtrent de vraag. Facebook groepen zijn bij uitstek geschikt voor het delen van kennis, huishoudelijke mededelingen en status updates. Voordeel van Facebook groepen is dat je zelf informatie kunt filteren en snel kunt bepalen of informatie voor jou relevant is of dat je waarde toe kunt voegen aan bepaalde onderwerpen. Je hoeft slechts je timeline te scannen in plaats van meerdere mailtjes te openen, te lezen en dan te beseffen dat de informatie niet relevant is voor jou.

4. Google docs (document management)

Google docs is een zeer fijne gratis tool voor document management. Je kunt in Google docs tekstverwerken, spreadsheets, presentaties, formulieren en eenvoudige tekeningen maken. En dit alles real time. Dit betekent dat je tegelijkertijd met collega`s kunt werken aan documenten. Ideaal voor het bijhouden van notulen, het aanmaken van gedeelde actielijsten, dashboards enzovoorts. Google docs is zeer geschikt om op een logische manier informatie te delen en te documenteren. Tip: link relevante informatie binnen Google docs via de specifieke docs url naar elkaar om onnodig zoekwerk te voorkomen.

5. Dropbox (document management)

Voordeel t.o.v. Google docs is dat je in dropbox documenten kunt delen zonder dat opmaak en uitlijning verloren gaat bij bijvoorbeeld Word documenten. Ideaal om te gebruiken als archief voor offertes, contracten, enzovoorts. Dropbox is beschikbaar in de cloud en kan gedownload worden als desktop versie die synchroniseert met de cloud, waardoor documenten altijd up-to-date beschikbaar zijn. Dropbox is voor light gebruikers gratis te gebruiken. Wanneer je behoefte hebt aan grote hoeveelheden opslagcapaciteit geldt een kleine meerprijs.

6. ZOHO (CRM)

ZOHO is een ideale oplossing voor CRM en tot 3 gebruikers gratis te gebruiken. Eenvoudig in gebruik en veel rapportagemogelijkheden. ZOHO heeft bovendien handige import/export mogelijkheden, waardoor je leads en andere data eenvoudig kunt importeren en exporteren, bijvoorbeeld vanuit excel. ZOHO is tevens te koppelen aan webformulieren en email, waardoor je relevante CRM informatie direct in de tool kunt ontvangen.

7. Tradeshift (facturatie en offertes)

Tradeshift is een online tool waar je onder andere mee kunt factureren en offertes mee aan kunt maken. Het aanmaken van een nieuwe factuur of offerte is een fluitje van een cent. Daarnaast kun je facturen ook periodiek inplannen, zodat ze op een vaste dat verstuurd worden. Van verstuurde facturen kun je eenvoudig de status bijhouden en een PDF downloaden. Op deze manier heb je een groot deel van je financiële administratie direct inzichtelijk en digitaal beschikbaar, waar je ook bent.

Alle genoemde tools zijn online beschikbaar en dus op ieder moment vanaf iedere locatie te raadplegen.